Podpisałeś umowę najmu okazjonalnego? Gratulacje! To najbezpieczniejsza forma wynajmu. Ale uwaga – sama wizyta u notariusza to nie wszystko. Aby umowa była ważna i chroniła Cię przed problemami z eksmisją, musisz zgłosić ją do Urzędu Skarbowego. Masz na to tylko 14 dni od momentu wydania mieszkania. Jeśli się spóźnisz, umowa stanie się „zwykłą” umową najmu, a Ty stracisz ochronę.

Brzmi groźnie? Spokojnie. Teraz możesz to załatwić przez internet, pijąc kawę. Przygotowaliśmy dla Ciebie prostą instrukcję, jak zrobić to szybko i bezbłędnie.

Spis treści:

1. Lista kontrolna: Co przygotować przed zgłoszeniem? 
2. Instrukcja: Jak zgłosić umowę przez e-Urząd Skarbowy (Krok po kroku)
3. Co wpisać w treści zgłoszenia? (Gotowy wzór do skopiowania)
4. Pułapki i problemy – co może pójść nie tak?
5. Podatki – o czym pamiętać po zgłoszeniu?

1. Lista kontrolna: Co przygotować przed zgłoszeniem?

Zanim usiądziesz do komputera, przygotuj sobie „cyfrową teczkę”. Będziesz potrzebować:

• Skan umowy najmu (lub czytelne zdjęcia wszystkich stron).
• Skan aktu notarialnego (oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji).
• Profil Zaufany lub dostęp do bankowości elektronicznej (żeby zalogować się do urzędu).
• Datę wydania lokalu (sprawdź w protokole zdawczo-odbiorczym – to od tej daty liczy się termin 14 dni!).

Wskazówka: Przepisy nie wymagają wprost dołączania skanu umowy, ale urzędy skarbowe bardzo często o to proszą. Dołączenie skanu od razu oszczędzi Ci wymiany pism i telefonów z urzędnikiem.

2. Instrukcja: Jak zgłosić umowę przez e-Urząd Skarbowy (Krok po kroku)

Najprostsza metoda to skorzystanie z portalu e-Urząd Skarbowy. Jest darmowa i daje Ci od razu UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – Twój dowód, że zgłosiłeś wszystko w terminie.

1. Wejdź na stronę i kliknij e-Urząd Skarbowy.
2. Zaloguj się (najłatwiej przez Profil Zaufany lub bank).
3. W menu po lewej stronie wybierz zakładkę „Pisma i wnioski” (lub „Korespondencja”).
4. Wybierz opcję „Pismo ogólne”.
5. Wybierz Urząd Skarbowy: System podpowie Twój urząd (zgodny z Twoim miejscem zamieszkania).
   • Uwaga: Jeśli mieszkasz w Krakowie, a wynajmujesz mieszkanie w Gdańsku – zgłaszasz do urzędu w Krakowie!
6. Rodzaj pisma: Wybierz „Inne” lub „Informacja”.
7. Treść: Wklej gotowy tekst, który znajdziesz poniżej.
8. Załączniki: Kliknij „Dodaj plik” i załącz skan umowy oraz aktu notarialnego.
9. Kliknij „Wyślij” i podpisz profilem zaufanym.
10. Ważne: Wejdź w zakładkę „Wysłane” i pobierz UPO (potwierdzenie). Zapisz je na dysku – to Twój najważniejszy dokument!

3. Co wpisać w treści zgłoszenia? (Gotowy wzór do skopiowania)

Nie musisz być prawnikiem. Wystarczy prosta informacja. Skopiuj poniższy tekst i uzupełnij dane w nawiasach:

Temat: Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego

Treść: Działając na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego.

Adres wynajmowanego lokalu:

Data zawarcia umowy:

Data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu):

Czas trwania umowy: od… do…

Wynajmujący:

PESEL:

Najemca: [Imię i Nazwisko Najemcy]

Oświadczam, że nie prowadzę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. W załączeniu przesyłam kopię umowy oraz oświadczenia o poddaniu się egzekucji.

4. Pułapki i problemy – co może pójść nie tak?

„Spóźniłem się ze zgłoszeniem. Minęło 15 dni.”

To najgorszy scenariusz. Termin 14 dni jest nieprzekraczalny (tzw. termin zawity). Jeśli się spóźnisz, umowa jest ważna, ale traci status najmu okazjonalnego. Staje się zwykłą umową, a Ty tracisz możliwość szybkiej eksmisji. Nie da się tego naprawić „czynnym żalem”.

• Rozwiązanie: Jeśli to możliwe (i zgodne z prawdą), możecie rozwiązać obecną umowę za porozumieniem stron i podpisać nową, z nową datą wydania lokalu. Pamiętaj jednak, że najemca będzie musiał ponownie iść do notariusza po nowy akt (co kosztuje).

„Wynajmuję jako firma / spółka.”

Nie możesz skorzystać z najmu okazjonalnego (jest zarezerwowany dla osób prywatnych). Jako firma powinieneś zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego. Procedura jest podobna (też wymaga notariusza), ale nie wymaga zgłoszenia do Urzędu Skarbowego w tym trybie (art. 19b).

„Najemca to obcokrajowiec bez PESEL.”

W zgłoszeniu podaj jego imię, nazwisko i numer paszportu (lub datę urodzenia). PESEL najemcy nie jest obowiązkowy do zgłoszenia, służy tylko do identyfikacji.

„Mamy mieszkanie z żoną. Kto zgłasza?”

Wystarczy, że zgłoszenia dokona jeden ze współwłaścicieli. W treści pisma warto wpisać dane obu małżonków, żeby w systemie było jasne, że dotyczy to Was obojga.

5. Podatki – o czym pamiętać po zgłoszeniu?

Zgłoszenie najmu okazjonalnego to nie to samo co wybór formy opodatkowania. Ale w 2025 roku sprawa jest prosta:

• Tylko ryczałt: Jako osoba prywatna musisz rozliczać się ryczałtem (nie ma już zasad ogólnych).
• Stawka: 8,5% od przychodu (do 100 tys. zł rocznie) i 12,5% powyżej tej kwoty.
• Konto: Podatek wpłacasz na swój Mikrorachunek Podatkowy (wygenerujesz go w 5 sekund na podatki.gov.pl, podając swój PESEL).
• Termin: Płacisz co miesiąc (do 20. dnia następnego miesiąca) lub kwartalnie. Nie musisz składać co miesiąc żadnych deklaracji – po prostu robisz przelew. Dopiero po zakończeniu roku składasz PIT-28.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli formalności Cię przerażają, a chcesz spać spokojnie, skorzystaj z naszej usługi Zarządzania Najmem. W Nowy Świat Nieruchomości pilnujemy wszystkich terminów, weryfikujemy dokumenty i dbamy o to, by Twój najem był bezpieczny i zyskowny.

Chcesz mieć pewność, że wszystkie procedury prowadzone są poprawnie, a rozliczenia są proste i bezkonfliktowe?

📞 Skontaktuj się z nami: wynajem@nowyswiatkrakow.pl

📞 Zadzwoń lub napisz na WhatsApp: 510-261-892

A skoro podpisałeś już umowę najmu, to przydadzą Ci się nasze wpisy o: