Najem okazjonalny to obecnie najbezpieczniejsza forma prawna wynajmu mieszkań prywatnych w Polsce. W przeciwieństwie do najmu zwykłego, pozwala na eksmisję uciążliwego lokatora bez konieczności zapewniania mu lokalu socjalnego przez gminę, co skraca proces odzyskania nieruchomości z kilku lat do kilku tygodni. Kluczem do bezpieczeństwa jest jednak rygorystyczne dochowanie procedury: wizyta u notariusza, wskazanie adresu do wyprowadzki w Polsce oraz zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego w terminie 14 dni.

Jeśli planujesz wynajem mieszkania i obawiasz się „dzikich lokatorów” lub problemów z płatnościami, ten artykuł przeprowadzi Cię przez całą procedurę krok po kroku. Jeśli nie czytałeś jeszcze naszych wpisów o wypowiedzeniu umowy najmu lub prawach i obowiązkach stron, warto do nich wrócić, aby mieć pełny obraz zarządzania ryzykiem.

Spis treści:

1. Czym jest najem okazjonalny i kto może go stosować?
2. Procedura krok po kroku: Dokumenty, Notariusz, Termin US
3. Koszty: Kto płaci za notariusza?
4. Najem Zwykły vs. Najem Okazjonalny
5. Pułapka „zagranicznego adresu” i waloryzacja kaucji
6. 🎙️ Tędy przejdź od razu do podcastu na ten temat.

Czym jest najem okazjonalny i kto może go stosować?

Instytucja najmu okazjonalnego została wprowadzona do polskiego porządku prawnego, aby zrównoważyć silną ochronę lokatorów wynikającą z Ustawy o ochronie praw lokatorów. Zgodnie z art. 19a ustawy, jest to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel (będący osobą fizyczną i nieprowadzący działalności gospodarczej w tym zakresie) wynajmuje go na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat [],.

Kluczowa różnica: W najmie okazjonalnym wyłączone są przepisy dotyczące ochrony przed eksmisją, w tym zakaz eksmisji kobiet w ciąży, niepełnosprawnych czy w okresie zimowym (1 listopada – 31 marca), pod warunkiem dopełnienia formalności.

Procedura krok po kroku: Dokumenty, Notariusz, Termin US

Aby umowa była ważna i skuteczna, musisz spełnić łącznie cztery warunki. Pominięcie któregokolwiek z nich sprawia, że umowa staje się „zwykłym najmem” ze wszystkimi tego konsekwencjami (trudna eksmisja).

Krok 1: Podpisanie umowy najmu (Forma pisemna)

Umowę najmu okazjonalnego sporządza się w zwykłej formie pisemnej. Musi ona być zawarta na czas określony (np. rok, dwa lata). Nie można zawrzeć takiej umowy na czas nieokreślony. W umowie warto zawrzeć zapisy o kaucji (maksymalnie 6-krotność czynszu, a nie 12-krotność jak w zwykłym najmie).

Krok 2: Załączniki i wizyta u notariusza (Kluczowy etap)

Do umowy muszą zostać dołączone trzy specyficzne dokumenty. Tylko jeden z nich wymaga formy aktu notarialnego:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (Akt notarialny): To najważniejszy dokument. Najemca oświadcza przed notariuszem, że w przypadku rozwiązania umowy dobrowolnie opróżni lokal i wyda go właścicielowi. To ten dokument zastępuje wieloletni proces sądowy o eksmisję.
2. Wskazanie lokalu zastępczego: Najemca wskazuje w zwykłym oświadczeniu pisemnym adres innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji.
3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego: Właściciel wskazanego w pkt 2 mieszkania (np. rodzice najemcy) musi podpisać oświadczenie, że przyjmie go pod swój dach.
   • Ekspercka wskazówka: Wymagaj, aby podpis na tym oświadczeniu był poświadczony notarialnie. Zapobiega to sytuacji, w której najemca fałszuje podpis „cioci” lub „rodziców”.

Krok 3: Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego (Termin zawity)

Termin zawity (inaczej termin prekluzyjny) to w języku prawniczym nieprzekraczalny termin, po którego upływie dane uprawnienie bezpowrotnie wygasa.

Mówiąc najprościej: to zasada „teraz albo nigdy”. Jeśli spóźnisz się choćby o jeden dzień, tracisz prawo do wykonania danej czynności i nie można tego w żaden sposób naprawić, usprawiedliwić ani „przywrócić” (chyba że ustawa w drodze wyjątku stanowi inaczej, co zdarza się rzadko).

To najczęstszy błąd właścicieli. Masz bezwzględny obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania.

• Termin: 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (wydania lokalu), a nie od daty podpisania umowy.
• Skutek braku zgłoszenia: Umowa jest ważna, ale traci charakter okazjonalny. W razie problemów nie skorzystasz z szybkiej ścieżki eksmisyjnej u komornika.

Koszty: Kto płaci za notariusza?

Prawo nie reguluje, kto ponosi koszt notariusza, jest to kwestia umowy stron. Rynkowym standardem jest jednak, że koszt ten pokrywa najemca (jako strona poddająca się egzekucji) lub koszty są dzielone po połowie. Czasem właściciele biorą ten koszt na siebie jako zachętę.

Ile to kosztuje? Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji jest regulowane taksą notarialną i zależy od minimalnego wynagrodzenia za pracę (maksymalnie 1/10 tego wynagrodzenia).

• W 2025 roku koszt ten wynosi ok. 466 zł netto + 23% VAT + koszty wypisów, co daje łącznie kwotę w granicach 600–700 zł,.

Tabela: Najem Zwykły vs. Najem Okazjonalny

Poniższa tabela obrazuje, dlaczego profesjonaliści wybierają najem okazjonalny.

Pułapka „zagranicznego adresu” i waloryzacja kaucji

1. Problem z obcokrajowcami

W Krakowie często wynajmujemy mieszkania ekspatom. Tutaj pojawia się problem: najemca z zagranicy często nie ma rodziny w Polsce, która podpisze oświadczenie o przyjęciu pod swój dach. Ważne: Wskazanie adresu za granicą jest nieskuteczne, ponieważ polski komornik nie może prowadzić eksmisji poza terytorium RP.

• Rozwiązanie: Na rynku istnieją firmy, które odpłatnie (tzw. oświadczenie komercyjne) oferują adres do eksmisji dla obcokrajowców. Jako biuro pomagamy w weryfikacji takich podmiotów.

2. Waloryzacja kaucji – czy obowiązuje?

Częstym mitem jest, że przy najmie okazjonalnym oddajemy kaucję „jeden do jednego”. To błąd. Zgodnie z art. 19e Ustawy o ochronie praw lokatorów, do najmu okazjonalnego stosuje się art. 6 ust. 3 tej ustawy [],. Oznacza to, że kaucja podlega waloryzacji. Jeśli w trakcie trwania umowy podniosłeś czynsz, musisz zwrócić kaucję przeliczoną według aktualnej stawki czynszu (zwaloryzowaną), a nie nominalną kwotę, którą otrzymałeś.

Boks: Buduj swoją wiedzę z serią „Zamień wojnę na pokój”

Aby Twój najem był w 100% bezpieczny, sprawdź powiązane tematy:

• Naprawy – kto za co odpowiada?
• Prawa i obowiązki najmującego i wynajmującego
• Wszystko o wypowiedzeniu umowy najmu

Kiedy warto skorzystać z pomocy biura zarządzającego najmem?

Organizacja najmu okazjonalnego wymaga precyzji: umówienia notariusza, weryfikacji oświadczeń właściciela lokalu zastępczego (czy ta osoba rzeczywiście jest właścicielem?), dopilnowania terminów w Urzędzie Skarbowym. Jeden błąd formalny może kosztować Cię utratę ochrony prawnej.

W Nowy Świat Nieruchomości w Krakowie:

• Mamy sprawdzone wzory umów i współpracujące kancelarie notarialne (często z preferencyjnymi stawkami i szybkimi terminami).
• Weryfikujemy „adresy zastępcze” i pomagamy obcokrajowcom w dopełnieniu formalności.
• Przypowinamy Ci o ważnych terminach i procedurach takich jak 14 dni na zgłoszenie najmu okazjonalnego do US.

Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie procedury prowadzone są poprawnie, a Twoja inwestycja jest chroniona „pancerną” umową — skontaktuj się z nami.

📞 Kontakt:
📱 Zadzwoń: 510-261-892
💬 WhatsApp

👉 Więcej o naszej usłudze narządzania najmem przeczytasz tu

Sprawdź nasz odcinek podcastu o najmie okazjonalnym!